电子记录可以代替纸质记录吗？

能不能用电子记录代替纸质记录？

这是很多检测机构困惑的问题，甚至有些评审员在评审过程中不认可电子版的原始记录，要求原始记录一定要手写，其实，这是一种误解，电子记录是可以完全代替纸质记录的，之所以不少人顾虑重重，是由于对相关规范和标准理解得还不到位，其实《检验检测机构资质认定通用要求》（RB/T214-2017）中关于电子记录已经规定得非常明确了，我们一起来看一下：

1

首先，RB/T214-2017中直接关于记录的条款，为4.5.11“记录控制”，该条款的“条文释义”中规定的有：

a.记录可存于不同媒体上，包括纸质、电子和电磁等方式；

b.所有记录的存放条件应有安全保护措施，对电子存储的记录也应采取与纸质媒体同等措施，并加以保护及备份，防止未经授权的侵入及修改，以避免原始数据的丢失或改动。

2

RB/T214-2017中其他相关的条款还有：

（1）4.5.3文件控制

该条款的“条文释义”中规定的有：文件可承载在各种载体上，可以是数字存储设施（如光盘、硬盘等），或是模拟设备（如磁带、录像带或磁带机），还可以采用微缩胶片、纸张、相纸等，还可以是以上媒体的组合。

（2）4.1.5 保密

该条款要求 检验检测机构应建立和保持客户秘密和所有权的程序，该程序应包括保护电子存储和传输结果信息的要求。

这一条款要求以电子媒体技术存储数据和结果的，应有程序保证传输的准确性和保密性。

（3）4.5.16数据信息管理

这一条款要求对所有媒介上的数据予以保护，当运用计算机或信息化系统对检测数据采集、记录、处理、传输、存储时，应制定措施保证数据的完整性、正确性和保密性 。

3

从以上可见，电子记录是完全可以代替纸质记录的，而且记录的电子化、无纸化必定是一个趋势，国家也颁布了电子签名法，更加保障了电子记录的实施。但有些高风险领域的检测机构，比如接受监督检查较多的生态环境检测机构，还是担心电子记录不被允许，其实完全可以放心，《生态环境监测机构资质认定补充要求》中关于电子记录有了更具体明确的规定，具体体现在第十六条和第十八条，其中第十六条规定：“生态环境监测机构应及时记录样品采集、现场测试、样品运输和保存、样品制备、分析测试等监测全过程的技术活动，保证记录信息的充分性、原始性和规范性，能够再现监测全过程。所有对记录的更改（包括电子记录）实现全程留痕。监测活动中由仪器设备直接输出的数据和谱图，应以纸质或电子介质的形式完整保存，电子介质存储的记录应采取适当措施备份保存，保证可追溯和可读取，以防止记录丢失、失效或篡改”。

第十八条规定：“使用实验室信息管理系统（LIMS）时，对于系统无法直接采集的数据，应以纸质或电子介质的形式予以完整保存，并能实现系统对这类记录的追溯”。

4

讲到这里，想必各位已经看明白了，就是记录的关键不在于介质，而在于管理，无论是纸质记录还是电子记录，我归纳了一下，一定要保证“六性”：即原始性、充分性、规范性、可追溯性、安全性、保密性。有了这六性，机构就可以“六六大顺”，如何做到这六性呢？且听我下篇文章分解。