办会能手有高招 | 会议成功不成功,这些很关键!

按:召集会议和出席会议,是领导活动的重要内容,也是实行科学领导、民主领导的重要渠道。从这个意义上说,会议是一种重要的领导方法,办会是机关工作的重要职责。作为一名机关干部,必须下功夫研究探索办会规律,力求成为办会的能手。

会前准备要充分

办会的大量工作都在会前,会议成功不成功,会前准备很关键。除例会和小型会议及不安排食宿的会议,准备工作可适当简化外,一般会议都应有以下五项:
一是制定会议方案。对会议的名称、主旨、形式、规模、会期、日程安排、经费预算、组织领导机构等拿出意见,请领导审定后,作为办会的基本依据。如做变动,须及时请示报告,切忌自作主张,随便改变方案。
二是下发会议通知。会议通知起草后,要经主办会议的领导审定再下发。一般包括“八要素”:会名、主要内容、参加人员、报到时间、会期、会址、着装、注意事项。注意事项主要讲需要携带什么材料和物品,要不要提前报告与会人员名单,要不要报告报到时需接站的人数及所乘车(航班)次,以及有问题如何联系等。
三是起草会议文件。会议文件质量高低,决定会议质量高低。重要文件要提早准备,集中精兵强将参与起草,文件形成要反复征求意见,成稿后要提交领导集体审定或主讲人定稿。
四是做好会务准备。主要有:⑴印制会议票证——如代表证、出席证、列席证、工作证、座签证以及车辆通行证等;⑵印制《会议册》——包括与会人员和工作人员名册、会议须知等。内含日程安排、会议编组、房间分配、餐桌划分、作息时间、注意事项等;⑶准备会议用品——包括购买文具用品,如文件袋(包)、笔、本;视情况购买奖品、纪念品以及其他用品;⑷设置会场——一个是要布置好主席台,主要包括悬挂会标、摆放背景、排定座次、架设并试用话筒等;再一个是要布置好会场座区,一般要将正式出席会议的人员安排在会场靠前和中间位置,列席人员和工作人员安排在靠后或两边位置。不可擅自主张,凭想当然安排。另外,对会场供电、供暖(冷)、音响设备等要全面了解,如无把握,要有应急方案。
五是做好生活准备。主要为伙食保障、住宿保障、车辆保障、医疗保障四个方面,有的会议还要安排文化娱乐活动,安全警卫人员。

会中服务要周到

会中服务总的要求是周到细致。机关干部在办会时,主要把握住这么几个环节:
一是组织好人员报到。安排接站人员和车辆,及时去机场、车站、码头迎候,把参加会议的人员接往会议住处。确定专人,在开会通知指定的地点和报到时间内坚守岗位,保证自行到会的人员及时得到安排。对一些临时情况,如与会人员所带司机或亲属朋友等需要安排食宿的,报到处要及时掌握,妥善安排。及时核发会议证件、文具和会议资料。及时向分管领导报告报到情况。
二是开好预备会议。会议人员较多、会期较长或程序较复杂时,人员报到之后、正式会议召开之前,一般应召开简短的预备会,由各组召集人或工作人员参加,大会负责人或秘书长主持。主要内容是,简述会议筹备情况和开法,介绍会议服务保障安排和打算,征求各组意见和建议,并对如何开好会议提出希望和要求。
三是写好会议主持稿。主要是议程安排、发言顺序、学习讨论重点、传达贯彻意见等。尤其是会议进行选举或表决等事项,会议主持稿等于“脚本”,要认真撰写,才能保证会议顺利进行。
撰写会议主持稿时,要注意以下几点:一是要掌握全局。就是要全面了解本次会议的有关情况,包括会议目的、会议议程、会议文件、与会人员、活动内容等,只有把会议的相关内容了解掌握全面了,才能写出不缺项、不漏项的主持稿,才能写出符合会议实际的主持稿,才能使会议始终紧紧围绕主旨组织展开。二是要严密细致。把会议中相关参加者、发言人、发言内容、讲话主题、时间安排等等,考虑周到。比如会议开始时,除对与会人员表示欢迎外,还要特别对上级机关派来指导会议的同志表示欢迎和感谢。会议结束时的主持稿,则要对上级机关到会的同志和领导表示感谢,对有关招待服务单位和人员表示感谢,等等。三是要事先预想。许多会议都有领导同志讲话,有的讲话事先知晓其内容,但有些则不知晓,这就需要根据会议的性质、领导者的身份、领导讲话风格等事先预想可能讲的大致内容,从而预先对讲话做概括性提示,并对如何落实,如何组织传达学习会议内容等提出明确要求。有些主持稿的内容还需要有高度、有鼓动性、有号召力。四是要灵活处置。会议事先应当有详细的计划和安排,但有的会议,也可能会议议程的变数较大,特别是一些较大规模的会议,由于与会人员多、会议议程复杂、会议时间紧、会议层次高,组织协调工作有难度,有时可能由于不同的原因,当日的会议议程要做调整;有的可能人为的原因,会场气氛也会出现一些预想不到的情况;还有的可能讲话的领导或领导讲话的内容改变较大,有的计划中讲的不讲了,有的计划中不讲的讲了,讲的内容与事先写好的主持稿中所述内容相差也较远。由于发生的这些变化多是随机性、临时性的,主持稿中自然没有准备应对内容。这时,就需要主持人根据会场现场情况,及时做出判断,灵活有效处置,使会议不游离主题、不出现意外,从而通过会议主持引导会议紧紧围绕主旨,正常、顺利地进行。
四是组织好大会发言。如会前已排定发言名单的,准备好发言稿并已印有材料的,届时组织有关人员发言即可。如会议期间临时安排发言的,应通知有关人员抓紧做好发言准备,并将发言题目收集整理,呈主持会议的领导审定。发言顺序一般按编制序列,也可按发言的内容排列。要及时按发言顺序提前把发言人请到前台或侧台就座,以免临时喊人,出入耽误时间。对没有形成材料的发言,在发言后一般应将其发言稿留下,以便随后印发或留存备查。对重要会议的发言,还应组织试讲。
五是做好会议记录。要确定专人做会议记录,包括全体会议记录和分组讨论情况汇报会记录。重要讲话、报告要录音录像。领导人的即席讲话,重要的也要录音,以便事后根据录音整理出讲话稿。
六是安排好分组讨论。分组讨论前,首先要协助各组落实好讨论场所,与各组召集人或工作人员保持联系。分组讨论时,会务工作人员一般应分头参加各组的讨论,掌握第一手资料。如果领导同志分头参加各组讨论,要注意组织好协调、分组、通知等工作。分组发言一般由各组工作人员负责记录,通过召集分组讨论汇报会、碰头会或收集各组记录本的方式,加以汇总整理,向有关领导汇报。
七是组织好现场参观。有的会议有现场参观内容,要事先派员察看参观现场,与被参观单位商定现场会的开法和参观路线,并对参观线路和项目进行模拟预演。现场距离较远,需乘坐车辆时,要按组定车、编排车号、做好乘车组织工作和行车安全保卫工作。参观时,会务人员要分工把口,加强联络协调,统一指挥调度,维持好参观秩序。
八是编好会议简报。有的会议为使领导成员与参加会议人员之间和各组之间能互通情报,交流情况,给领导主持和指导会议提供依据和参考,要编印会议简报。编印简报的一般要求是,题目要醒目,内容要精练,篇幅要简短,印发要及时。
九是写好会议结束时的讲话。会议结束的讲话有两种情况:一是就会议本身进行总结,主要讲会议本身情况和贯彻意见;二是对会议情况只概括地讲一讲,着重对在贯彻会议精神中一些带方向性、原则性的问题展开论述。后一种与会议讲话稿的写法大致相同,而多数会议特别是小型会议和业务会,大都采用第一种写法。所以,这里就常用的会议结束时的讲话的写法做一介绍。
正文,一般写以下内容:⒈在称呼之后,用一段简短文字,说明会议进行的时间,并宣布会议就要结束。⒉用叙述的方法,总结这次会议都干了些什么,比如,会议讨论、通过的主要内容,会议的基本精神,会议的主要收获,对会议的评价等。⒊党委、领导对这次会议所做的工作,比如,怎样重视,讲话中强调些什么问题,怎样落实等。⒋上级领导机关对这次会议的重视和工作情况。写一段对党、委领导和上级领导机关表示感谢的词语。⒌明确答复会议期间提出的一些问题或建议。⒍向与会人员提出贯彻会议的要求,并对如何传达好会议精神及采取哪种方式传达提出要求。⒎要用恳切、热情、真诚的口气向为会议服务的单位和全体人员表示感谢。最后,向与会同志表示祝愿。
十是回收好会议材料。会议印发的属于保密范围的文件、材料,在会议结束前应予以收回,防止发生泄密事故。对因特殊情况缺交、漏交的,会后仍要跟踪收回,不留死角。尤其对新闻单位或其他临时赴会借阅文件的人员,发文时一定要登记和交代清楚,他们离会时及时收回。
十一是做好与会人员返程的服务事宜。主要是帮助订好车(船、机)票,安排好送站车辆和人员。保证与会人员安全顺利返回。对个别拖延返程的,还要妥善安排好吃、住、行,需要送站时,届时还要安排好。

 会后收尾要及时

会议结束后,会务工作不能同时结束,还要继续做好收尾的善后工作。
一是搞好财务结算。及时核算结清文印、会场、伙食、住宿、医疗、行车等费用,凡属于已列入会议预算或预算外的开支应纳入会议报销的经费,都要做出处置,不要有遗留问题。
二是搞好会务总结。会议结束后,大会秘书处应及时召集全体办会人员进行总结,肯定成绩,指出问题,找出经验教训,对于表现好的人员进行表扬。对从外机关抽调来的人员,要将其会议期间的工作表现告知所在单位,并明确回单位上班的时间,避免会议一散,各奔东西,没有个交代和说法。
三是搞好材料合订存留。会议形成的一切文件资料,包括主持词和发言记录等,在会议期间就注意收集,会后系统排列,装订成册(或制成电子光盘),留做资料,一般应装(制)2至3套,一套存留,其他可作为借阅资料。
四是会务用品的归还和整理。每次会议结束后,对一些常用的会议用品,借来的应立即归还,自置的应加以整理,以便下一次再借和使用。
五是抓好会议精神的落实催办。主办机关在会议结束后,要明确人员,最好是参加办会的人员,采取电话联系或其他方式,对会议精神的传达贯彻情况和会议决定办理事项的办理情况,向各有关单位进行了解和督促,务求把会议精神或决定办理事项落到实处,并将了解的情况及时向领导反馈。
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