医药人，你的时间都去哪儿了?
专栏作者/陆岳靖
横跨日、美企业；纵横B2C、B2B商业模式；多年产品经理经验、凡是都会问十万为什么！
医药代表如何进行时间管理，才能提高拜访效率？本文作者告诉你，如何才能更有效地工作！
常常听到医药代表们抱怨，我要跑终端，要跑客户，要交各种报表，时间根本不够用，你是不是也有同样的问题呢？
细细算下来，医药代表平均花在订单上的时间究竟还能有多少呢？而没有时间跑客户就成了代表们最常用的完不成业绩要求的借口了。
那么我们一起来看看，究竟我们的时间都去哪里了？怎么样才能更有效地工作！
Round1：等待时间VS任务时间
你拜访一个客户需要多少时间？5分钟？15分钟？往往，我们会忽视掉一个很重要的时间：等待时间。我们拜访一个客户也许只有15分钟，但您或许在拜访前遭遇了15分钟的堵车、到达后医生正在处理一个棘手的病患、您等待了30分钟。纵观整个过程，我们惊讶地发现：等待的时间往往成倍与你的任务时间。
我们的任务安排常常是线性的、什么是线性的？就是你要完成一件事才能继续下一件事情。线性任务安排的最大问题、就是在等待上浪费了过多的时间。
我们以早餐为例、作一个早餐：烤面包需要2分钟、煎鸡蛋需要5分钟、热牛奶需要1分钟、按照线性任务安排、那么作一个早餐我们需要8分钟。
如果我们想提高速度可以怎么做呢？
将牛奶放进微波炉后、将面包放进多士炉、然后开始煎鸡蛋、1分钟后取出牛奶、2分钟后取出面包、3分钟后煎鸡蛋完成、整个早餐就作好了。
这是非常显而易见的办法。有效利用等待时间、我们可以将原来需要8分钟的工作、缩短到5分钟。
应用到我们日常工作、也是可以的。比如，我曾经和医生约好9点见面、预计车程30分钟、但是正是早高峰的时候、所以因为堵车晚了30分钟才到、此时医生已经开始接待患者、所以等待了近1个小时才见到医生、而且说了5分钟的话、医生又急匆匆地去接诊了。从8：30出门到11：30离开、整整3个小时的时间、只是为了见医生5分钟。不仅给医生留下了不好的印象、还浪费了自己的时间。
后来我就改进了自己的方法。
我会在7：30分出发、此时避开了早高峰、8：00准时到达医院、那么到达医院后的这1个小时、你可以用于填写市场部、渠道部、领导等要求提交的各类表格、报表、回复邮件；或者用这1个小时的时间学习新发的技术资料等。从浪费一个上午的时间等待医生，到2个小时，不仅见了医生、完成了各类报表的填写或者学习了新的资料、并且和医生聊了30分钟。这就是对等待时间的有效利用。
综上、有效地利用等待时间将大大提高工作效率。
Round2: 碎片时间VS整块时间
碎片时间是近年来特别流行的一个概念、把一块一块的碎片时间拼接起来、就是一大块时间。这个神话故事、在我看来、就像我1分钱1分钱的存着、就能实现1个亿的小目标一样。很多媒体都过分夸大了碎片时间的功效。
我们来想一想、碎片时间的拼凑是不是真的可以等同于整块时间？显然、很难！整块时间的优势在于：完整，这意味着你的思考不会被打断、你的工作过程不会被中断、你可以在约定的时间内完成一个任务；那么反观碎片化时间、它的劣势就在于：碎，这意味着你无法持续思考、深刻记忆、无法完成一整个任务等等。
那么碎片时间真的没有用吗？这就得看，你如何利用了！
第一个例子：我们不能学习一个系统化的知识、但是我们可以学习不需要系统化的东西、比如背单词。1分钟学习1个单词并不是什么难事。利用碎片时间、学习了10个单词、那么就是10个单词、这个实现了1+1=2。
第二个例子：收集或查看文献、你不需要理解文献中的具体内容、对我们来说文献是一种信息工具、我利用碎片时间看到了某个文章、我们随手就可以转出、或者我只要知道有这么一篇文献、以后需要的时候我能想起来就可以了。
当然、我们也可以用于回复微信、可以立即回复的邮件、简单的电话等等。
综上、碎片时间可以用于收集信息、收藏信息、通知信息。
Round3: 学习时间VS工作时间
你一定好奇，为什么会把学习时间和工作时间放在一起PK？这里不是想告诉大家两者是有矛盾的，相反、这两者是相辅相成的关系。
就比如我们现在阅读这篇文章、花了5分钟的学习时间，但是哪怕我从中学到了1个知识点、对我们今后的工作效率提高了1个小时甚至更多、那么这个学习时间的加长意味着工作时间的有效缩短。
因此，即使工作再繁忙，我们也要抽出时间来学习！
那么，我们应该学习什么呢？是时间管理吗？我认为，我们应当在每天的工作中，抽出时间来反思，反思我们的时间和任务的安排是否合理（碎片时间的利用是否合理？），反思一件事情没有按照我们预设的时间轨迹去走的原因（浪费了等待时间吗？），反思一件繁琐的工作是否有更高效地方法（比如，我找一个文件花了10分钟，但其实使用搜索功能只要1分钟）。当然，我们还应该学习高效地工作方法。比如，Excel可以1秒计算所有的数据、你却只会按计算器，那么学习Excel可以提高你的工作效率。
时间管理是一门综合性地学科、不仅仅是把时间管理起来，还有诸如如何区分任务的重要性、如何拒绝不必要的工作等等。除此之外，我们所知道的有番茄时间法、有柳比歇夫这样的大神。无论是哪一套理论、最终都还是要根据自己的情况去总结最适合自己的方法、并且特别重要的就是付诸于行动。
当我仔细地分析了大家的工作后、发现抱怨忙不过来的小伙伴最主要的问题是：
●事情太多，省下来的时间并不能得到休息，而是做了更多的工作
那么这些工作都是什么呢？我们发现有以下几个特点：
第一．琐事多：比如找注册证发给代理商
第二．突发事件多：比如领导临时让交一个医院的产品使用数据
第三．别人的事多：市场部让约一个医生去做客户调查
这样的事情，几乎每天都会铺天盖地的袭来。更遑论每天打不完的电话。
那么问题到底在哪里呢？这时候大部分的时间或者任务管理的培训都会告诉你、你应该做任务管理，也许此刻你“呵呵”一笑，脑海中浮现出下面这张图片来。
然后，和老和尚念经似地念道：
重要紧急的马上做；
重要不急的得空做；
不重要紧急的想办法做；
不重要不急的不用做。
这是时间任务管理中最为经典的矩阵、或者叫四象限原则、也有叫要事第一原则。但是，真的当我们按照这个原则去实施的时候就会发现、太难操作了。要么根本不知道一件事情应该扔在哪个象限中，要么就是发现自己都是又紧急又重要的事情。
之所以如此是因为：
●我们很难分清楚什么是重要的！
一个可能是销售机会的陌生来电是重要的电话吗？
在讲科内会的时候领导打来一个可能关于升迁机会的电话要接吗？
我很忙的阶段、同事让帮忙支持一下可能会有生意机会的会议，我应该帮忙吗？
这些重要吗？
要回答这个问题，我想我们应该先来看一看，如何去判断一件事情的重要性。其实
●重要性的判断依据是你的目标。
换言之，你的目标是什么决定了你应该花更多精力的事情是什么。就工作而言，你的KPI就是你的目标，对医药代表来说业绩就是你的目标。如果我们的目标是明确的，那么判断重要性就变得简单了。假设一家医院的招标能帮助你完成这个月80%甚至100%的业绩目标，那么应对这家医院的招标就是重要程度排名第一的工作，其他任何一个看似重要、或者可能重要、或者好像会有机会的工作其重要程度都应该往后排。
●二八原则：先做最重要的80%
当然，实际工作中，我们未必那么幸运能够碰到一个重要程度如此之高的任务，有时候我们80%的业绩是需要通过多项任务一起来完成的。那么其实也不难，你只需记得：一件事情对你的业绩影响占比越高、它的重要程度就越高。
还有些代表常常挂在嘴边一句话：苍蝇再小也是肉。
他的意思是不要因为生意小就不去做，能做一笔是一笔。这里请注意，我们讨论的是忙不过来的时候如何管理工作，讨论的是如何在最短时间内完成KPI。如果你有时间超额完成、那么何乐而不为呢？
还有些代表会觉得，生意虽然小，但是丢了或者没有照顾到会很强烈的负罪感，总感觉我应该去做的。那么，我想捡芝麻丢西瓜的故事你一定记得！为了吃上西瓜，当你的手再拿不下别的东西的时候无论是芝麻绿豆还是苹果香蕉请不要犹豫果断的丢了。
如果你是一辆车，那么你想快速驶向目的地的最佳方案无非就是往目标的方向直线前进。
这和我们的工作也是一样的，那些无关于你的KPI，或者对你完成KPI的工作影响特别小的任务，就像路边的风景，或者那些支路，很美但可能阻碍你完成目标的脚步；也是一条路，但可能会走岔；也可能你运气好，实现了弯道超车，但是那是极少数。
那么，你知道如何判断孰轻孰重了吗？
当我们学会区分重要性以后，我们就会面临下一个严峻的问题：我知道了哪些是重要的，我打算将80%的精力放到重要的工作上，可是面对那些不重要工作我要怎么办呢？我真的可以肆无忌惮地告诉领导，对不起这不重要我不做！真的可以告诉我的客户，对不起你这个生意太小了等我有空了再来找你？真的告诉市场部，我是做大事的人，这些表格我不填？
显然我们还得学会如何有技巧的处理不重要的事情！
这里向大家介绍三种行之有效的方法：
STEP1：学会“拒绝”
医药代表往往是服务型的，工作性质决定了我们很难开口说“不”，无论是同事、客户还是领导。拒绝是一门沟通的课程，这里我们不一一阐述、只提供给大家几个小套路，供大家参考。
套路1：拖延（往往出现在时间冲突的时候）
常见回复：
●“我现在无法对此做出承诺，我还有需要优先处理的事情”
●“这一次恐怕无法帮到你，因为我正在处理某个着急的事情，换个时间再联系吧”
套路2：转移（往往出现在职责冲突的时候）
常见回复：
●“这件事情XX是更合适的人选，您可以找他试试？”
●“这件事情我没法帮你，但是另外一件事情我也许提供一些帮助。”
STEP2：学会“授权”
当我们无法拒绝这些不重要的事情的时候，我们可以尝试授权。也是说，我们可以让别人来做这个事情。这里会有一个很严重的误区，我没有下属，所以我无法授权。让我们来看看，除了下属，我们还能授权给谁？
➤代理商的业务员
（一级代理商的业务员；二级代理商的业务员……）
✓给某个医生发一张注册证
➤市场部的技术/学术专员
✓某专家需要的几个文献资料的查询
➤领导
✓和市场部或其他部门的一次沟通
➤销售助理
✓整理好的招标文件
……
还有很多可以授权的人，我们可以根据具体的事情来看一下更合适地人选或者可以借力的人选。
STEP3：学会“拖延”
如果你既无法拒绝、又无法授权、又没有时间做的话，那么只能是等到你有空的时候去处理。因为不重要，所以等到有空的时候再去处理是对你的损失降到最低的一种方案。在日常工作中，我们无法达到理想和完美的状态：不去处理任何一件不重要的工作。那么当有时间的时候，去处理一些不重要的小事也许也是一种不错的休息。
在实践过程中，我们还会遇到这样或那样的问题和疑惑，那么首先想一想自己的目标、分清楚重要的任务，然后才是那些经验和技巧。时间和任务管理不只是学习的过程，更多的是实践的过程。不是学完了再去做、而是边学边做，边做边学。
草草不尽，万望指正！
@思齐俱乐部—医药经理人自己的俱乐部