目前很多中小微民营企业，没有设置采购经理岗位，仅仅设置了采购专员（采购助理）一职，那么，作为采购专员（采购助理）除了下采购订单、跟催次采购进度以外，在采购方面还要做哪些方面的具体事项呢？作为公司的采购专员（采购助理），一定要经常通过多种方式或渠道关注采购材料的市场动向，尤其是价格的变动，要为公司筛选更合适的供应商，从而有效降低采购管理成本。采购专员（采购助理）要收集供应商相应的合法资质资料，整理，根据供应商所在行业的相关法律法规要求作出分析判断，筛选出意向供应商，备用评审。采购价格会受到很多因素的影响出现波动，所以作为采购专员（采购助理），为了确保合适的采购价格，每次采购之前，最好通过多渠道、多方式向多家供应商询价、议价，以便做出适宜的采购选择，必要时形成“询价、议价审批表”提交直属领导审查确认。对于重点（关键）的原辅材料，对公司产品的质量影响非常大，甚至决定了公司产品的质量是否合格，所以在可行的情况下，可以向直属领导提出对重点供应商进行现场考核的请求，充分了解供应商的现场实际情况，以确保与供应商合作期间供货质量的稳定、服务的保障，逐步演变成战略性合作伙伴。
第五：关注供应商所在行业的产品质量标准要求和相关法规的要求
平常要关注供应商所在行业的产品质量标准要求，尤其是公司对原辅材料关注的关键指标，做好充分的准备，以便在日常与供应商沟通过程中防止出现“让供应商认为是门外汉”的感觉或印象，同时加重在供应商心目中的分量与地位，赢得供应商的认可与尊重。
作为采购专员（采购助理），都是与供应商直接接触的人员，自然免不了要与供应商洽谈合作协议（合同），所以要在平常工作中多看看心理学方面的书籍、沟通技巧方面的书籍、商业谈判方面的书籍等，以提高自身商业谈判的技能。作为采购专员（采购助理）是直接下单采购人员，在每次下单前必然要彻底搞明白、弄清楚待要采购的各类材料的指标要求，自然免不了要向技术部门、质量部门询问沟通，以防止出现不期望的差错，同时还要与生产部门（使用部门）保持沟通，询问采购回的材料在使用过程中有什么异常情况出现，以便在下次采购时提前反馈告知供应商，获得供应商在使用方面的指导或提醒供应商加以改进完善。采购过程异常一是供应商的供货能力发生变化，二是公司需求条件发生变化，作为采购专员（采购助理）是公司与供应商的沟通桥梁（纽带），必须要做到及时传递相关的信息，以便公司与供应商在配合方面更加地密切与优质，防止出现不必要的误解。作为采购专员（采购助理），要随时为每种材料寻找合适的一家备用供应商，以防出现一种材料只有一家合格供应商出现不正常情况时导致公司运营出现紧张的情况。作为采购专员（采购助理），必须掌握供应商的产能动态变化情况，才能结合公司的需求、供应商的实际产能、供应商的距离远近等做出合理的采购计划，以满足公司的需求。作为采购专员（采购助理），要不定期统计分析供应商的合作业绩比如供货合格率、及时性、准确性、售后服务质量、配合态度等等，以不断为公司的采购管理挖掘优质的合作伙伴，有效降低采购管理成本。作为采购专员（采购助理）即使每一种材料都找到了合格的供应商，也要随时关注采购市场的动态变化，尤其材料价格波动及变化趋势，为领导的正确采购决策提供可靠的依据，从而有效降低采购风险与采购成本。作为采购专员（采购助理）同样需要关注供应商的经营范围变化情况，能整合采购资源的情况尽可能整合，从而加大与供应商沟通谈判的砝码，赢得采购谈判的实力，进而有效降低采购管理成本。无论哪个行业，专业的是越来越贵了，如果你问的价格很便宜，不是你捡到便宜了，而是被新手练手了。
