52项数据解读 ｜ 精细化合同管理重点要看哪些数据？

第 5 期

你正在思考的那些商办资产经营难题

CREAMS数据给你答案

一个合格的商办人，与合同打交道是无法避免的必经之路。但大家是否思考过：

对合同内容都了解吗？

对合同的跟进及时吗？

你真的管理到位了吗？

在实际的运营场景中，运营、财务人员对合同内容的知悉程度以及对合同的跟进情况都不容乐观，很大的原因在于项目合同数量多，且每个客户签署的合同内容都有差别，如面积、单价、签约时间等等，数量一大、时间跨度一长，合同的精细化管理难度便加大了。

CREAMS的合同管理一直是系统的重要功能之一，很多项目的后台审批流程都是基于合同内容进行的。但许多用户很少关注数据舱中的合同分析功能，其实它们对宏观把握合同内容与进程是极为有用的，并且不可忽略的是，CREAMS数据舱经营看板与合同相辅相成：我们通过合同在系统内的录入，为数据舱提供数据信息，而数据舱则以更加直观的图表形式反映合同数据内容，帮助招商运营更好地进行分析。

本期数据解读，我们将全面分析经营看板中的合同数据，帮助大家更轻松地获取项目经营动态。

• 【合同跟进分布】

运营人员手上一般同时负责多位租客的合同签约与实施，这一数据将每一位运营人员负责多少份合同或多少方房源面积以柱状图的形式呈现，对于管理层而言，通过这个图表能够更加清晰地看到员工的工作量，为工作的分配、绩效的考核提供直接依据。

例如，领导可以在图表上看到哪位员工的合同跟进量是最多的、哪位是最少的、他们负责跟进的租客分别是哪些，以及这些租客合同的签约单价、合同状态、来源、起止日期、房源信息等等，如若发现问题可直接对应到相关工作人员，而员工本人也可看到自己负责的合同基本情况，根据合同状态及时跟进。

• 【合同到期续租走势】

为何要将合同续租情况单独成项呢？我们考虑到，现如今的商办行业正处于租户高流转的艰难处境，而流转率高也就意味着成本风险提高，对项目经营收益的影响极大，因此，存量客户的续租就显得格外重要。

【合同到期续租走势】这个数据，能直接看到每个月有几份到期合同或多少到期房源面积得以续租，同时参考【退租走势】、【续租率】这两个数据，以此来分析我们的续约工作做得到不到位。

例如，3月份一共退租了9份合同，而续租却只有1份，那么续租率就仅有10%，这显然是合同到期前未能做好续约工作，此时运营便该反思哪个环节出了问题，是项目房源不再满足租客需求？租客对服务不满意？还是合同到期未能及时跟进？

此外，管理层也可参考【合同到期续租走势】与【续租率】这两个数据，制定相关的绩效考核条目，推动租客续约数量的提升，减少流转。

• 【合同到期分布】

过去合同到期分布图是放在合同管理中的，现在我们将它移至数据舱租赁分析板块下，为的是让大家更加直接地看到合同的各项情况，而不用来回点击切换。【合同到期分布】一直是备受项目方重视的功能之一，我们能从年、季、月三个时间维度，查看指定时间段内的合同数量/合同面积到期情况。

例如，2021年6月有4份合同到期，我们点击图表中6月部分的柱状图，便能看到这个月到期的合同分别是哪几份、几天后到期、是否已经跟进处理。通过【合同到期分布】的预警，运营人员可以提前做好到期租客的意向调查，将续租、退租工作前置，不仅能更大程度上减少租客等待时间，提高租客满意度，也能提前通知招商部做好招商准备工作，减少房源流转空置天数。

除此之外，大家还能通过【合同面积分布】看到每个面积区间段分别签约了多少份合同、租客的产业分布是怎样的，从而分析各个产业对面积段的需求，以便更有针对性地调整房源面积进行定向招租，我们将在下一期数据解读中，结合租客内容进行全面解读。