开会，从问题开始有奇效

关键词：会议、问题、暴露、解决
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开会是一种最高效的管理形式，人齐，当面锣对面鼓，快速决断。但当前，开会，成了众矢之的，有点像过街的老鼠。
实际上，是会议组织的不行，避重就轻，一言堂或万言堂，没有内容，没有责任人，没有时限，没有考核。
当时参会的人，人人欢喜---茶话会嘛；会后，人人义愤填膺---自己的困难一个都没有解决！
久而久之，会议就成了过街的老鼠。
一次，一位朋友告诉我，他刚调到一个单位的事业部当负责人，每次事业部例会，他问各个部门有什么困难需要协调的，大家头摇得像拨浪鼓似的，异口同声说没有。
于是，他就讲讲一些当前的工作，安排好之后就结束了，会议开得很“轻松”。
可是他经常看到售后服务经理，每天电话挂在耳边，不是扑这个现场的火，就是要去灭那个现场的火，一会儿请示这个，一会请示那个，一会邮寄这个物料，一会儿派人到现场干那个，全公司就他一个人最忙，费用每天哗哗地流出去。
感觉他处理的事情99%都是突发事件，没有时间准备，客户投诉，领导骂，但是一切仿佛很正常。
售后服务经理忙的焦头烂额，好像已经习惯了；而别人该干什么干什么，仿佛与我无关。
于是，他决定改变会议召开形式。
在接下来的一次会议上，他说道：售后经理忙，99%是为在坐的各位擦屁股，请问大家，为什么要把事情拖到最后让售后经理忙？
这么多紧急的事件，请问有几个是昨天才大风起于青萍的？
售后经理，你每天处理这么多事情，请问有几件溯源闭环了，有几件追责考核了？
本来在厂内花1元就可以解决的问题，到了现场要花1000元才能解决，每年因此造成的失败成本有多少？......
工作有问题很正常，问题就像是炸弹，但定时炸弹不可怕，可怕的是不定时炸弹！
于是，大家像倒豆子似的：这个事情太难了，我自己处理不了，没有能力处理，我就不说了；类似的问题我以前说过，最后都不了了之了，几次以后我就再不说了；
我以前就知道这是个问题，但我属于协同配合部门，主责在XX部门，应该由他们处理；因为以前发生过，一旦有人说了某个问题，一时找不到负责人，就谁说谁管；
这个问题一直有，经常紧急处理这类问题......
结果：这个事业部，随时准备不知道何时飞来横祸，每一件事情都是十万火急的灾难，此时上上下下一片鬼哭狼嚎，客户投诉，领导骂，每个人肾上腺素飙升10几倍，战战兢兢，愁眉苦脸！
花费的代价是正常处理的几十倍。
我这位朋友，会上接话说到：这不是工作，更不是生活！从现在起，我们改变一下会议召开的形式。

  • 1/3  第一必须暴露问题，谁不说，追责

今天会议，请所有人把自己负责的、配合的、纯属别人的问题（帮人就是帮己），不管是历史的，现在的，还是将来将要发生的，全部说出来，请会议秘书一条条的记录下来，投射到大屏上。
说出来后，事情不一定由你负责，由集体和领导评判谁负责；同时，如果分配给你的任务，你觉得有困难，可以当场提出你解决不了原因。
公司根据具体情况，确实超出你能力范围的，由公司领导解决。
如果属于你职责范畴，是你能力不够，一次、二次，公司领导可以帮助解决，长期以往，必将换人。
如果今天不说出来，以后假如遇到任何一个紧急事件，经过事后溯源，经判断是谁应该早就知道的，知道的不说重罚，主要责任的重罚，次要责任的跟罚。
接下来的会议进行地异常热烈，每一个人滔滔不绝，困难不说白不说。
最后一共罗列了40几条各式各样的隐性问题，威力有的像是手榴弹，有的是地雷，有的是核弹......全部投射在大屏幕上，不禁令人后背生冷汗。

  • 2/3  第二根据职责，落实问题处理主体，干不好的，追责

有的是技术问题，让技术部领回去，制定闭环措施，写明责任人和处理时限；
有的是漏发货问题，让发货班组领回去，制定闭环措施，写明责任人和处理时限；
有的老是某一类物料质量问题，责令安质部仔细找出问题根源，约谈供应商，彻底解决产品质量问题，制定闭环措施，处罚供应商；写明责任人和处理时限；
有的是......
有的确实是重大棘手问题，由事业部领导亲自负责处理，制定闭环措施，写明责任人和处理时限。
总之，40几条问题立刻、全部名花有主！！！
会议要求会议秘书，会议纪要必须次日12点发布出来，所有责任人按此执行。

  • 3/3  最后每周二例会，定期汇报进度完成状况，随时进行资源调配

40几个问题，一条条过，每一个责任人汇报一周以来开展情况。
无故不推进的，该完成而未完成的，会议当场批评，当月考核。
问题任务完成的，则销号。
有新问题的，直接往后添加。
......
就这样，时间过了3个月，在新问题不断添加的情况下，问题总体从40多条降到了20多条，半年后，问题常态化稳定在10几条上下。
尤为可喜的是，问题从刚开始久、大、难、多，变成了新、小、（可）控、少，一切尽在掌握！
会议问题导向，将不定时炸弹拆除了引信，变成了日常工作！
会议开得真正“轻松”起来！
这时候，售后服务经理，终于过上了这个行业，不是，所有行业售后服务经理应该有的工作和节奏。
平时不慌不忙，没有几个问题会留给他处理，因为凡是留给他处理的，必溯源追责，谁敢无故遗漏问题？！
他脸上，终于露出了久违笑容。
每一个人的工作，也开始真正变得轻松起来！
企业中，很多人喜欢将工作出现的问题，捂起来，养起来，导致问题越来越大，直至东窗事发。
组织，必须要建立一个问题主动暴露系统，然后逐步建立一个问题主动解决系统，目的就是将问题防于未萌。
实际上，只要你要肯发狠，真正的问题没有几个。
没有问题是最大的问题，有问题正视问题却不是问题。
如果我们不能开诚布公地讨论问题，寻找解决问题路径，我们就找不到同甘共苦的伙伴。
领导者必须创造出能够让员工畅所欲言的企业文化氛围，不管是好点子还是馊主意，这才是一个企业的核心所在，否则受损的一定是整个企业。
法国思想家伏尔泰说过一句名言：“当雪崩来临时，没有一片雪花是无辜的。”

作者 : 周洪涛

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