（又是灯塔项目）费用报销从分散、无序到集中标准化管理的转变

本文将被纳入《圆你出版第一本书的梦想：加入流程+众筹写书A计划之《100个流程实践案例》项目》，也欢迎您的加入！

一、背景

Z公司是一家大型装备产品制造公司，基本情况在上一篇《采购付款业务流程优化》中简单介绍过，本次则从Z公司的费用管理这事说起。

由于采用事业部模式，每个事业部都有自己的产品和特定的市场，具备从生产到销售的全部职能，事业部具有较大的经营权限，实行独立核算、自负盈亏，是一个利润中心。

事业部发生的费用在各自所属单位报销，由集团资金部门统一进行支付。集团则制定统一的费用标准，各事业部按所在地域遵照执行，但在这种统一制度但分散管理的模式下，业务逐渐暴露出很多弊端，为此开展了相关的业务管理模式优化工作。

二、流程现状与核心问题

Z公司费用业务包含了售前、售后、会议、展会、培训、招待、薪酬等相关业务（材料、设备等与生产制造相关的除外，具体流程见上一篇《（经典灯塔项目）采购付款业务流程优化案例》），费用报销业务流程如下：

三、核心问题

1. 报销流程长，纸质单据流转从申请到完成通常需要7-15日；由于财务部门合规审查处于后置环节，一旦出现不符合标准（超标、单据不齐全等）的则会退回，申请人员须根据具体不符合情况重新调整后进行再次审批，造成过程多次反复。

2. 执行标准不一致，财务科目不准确，费用表述不统一；费用会计对报销政策理解不一致，在操作上存在较大差异，同一类业务在业务与财务之间理解不同，不同事业部执行标准存在差异，计入的财务科目也存在差异，从而造成费用数据失真，影响财务报表，同时表述不统一、不规范会对审计带来一定影响。

3. 费用管理水平和重视程度参差不齐，影响费用政策执行效果。各事业部在实际业务管理过程中，管理人员重视程度各不相同、尺度松紧不一，导致执行效果大打折扣。

4. 不能做到执行层面上的一视同仁，由于属地化报销，申请人员和财务人员同一场所办公，较易形成费用会计与申请人员的疏近关系，可能出现对关系密切人员放松审核力度情况，从而造成公司的直接损失。

四、优化思路与方案

随着公司规模不断壮大，公司管理层意识到这种粗放式管理已不适合公司发展要求，管理模式逐步转向精细化管理方向，费用管理作为财务管理中的一个重要环节，做好这方面的管控非常有意义。下面就具体的优化思路做些介绍：

1. 梳理各业务流程，建立集团统一的业务流程规则；通过对费用管理过程的梳理，按照业务发生的时点及情形，将业务分为费用暂支、差旅报销、费用报销、预付冲销流程。费用暂支用于处理员工临时用款或对外预付业务；差旅报销用于出差费用报销；费用报销用于非出差类费用处理；预付冲销用于费用暂支中的对外预付业务处理。

2. 增加单据影像处理，取消纸质流转，各区域设立兼职影像扫描人员，每天定时处理单据并归档；同时撤销各事业部费用会计岗位，抽调人员至集团财务部门，采用计件方式进行薪酬核算，信息系统设立任务池，随机派发审核任务进行费用审核。

3. 修订管理制度，明确各类标准及计算原则，完善信息系统配置；根据申请人员填写业务类型自动计算相关费用（如住宿、补贴、交通、招待等），减少人为干预。

4. 调整流程审核次序，将费用会计审核环节前置，申请后先进行合规性审查，给出意见，后续由业务环节再进行合理性判断，减少业务回退现象。

5. 优化差旅报销流程，报销时需关联出差申请单，后续报销环节不再进行业务审批。

6. 明确各业务类型对应财务科目，以业务角度进行描述，通俗易懂，方便申请人员进行选择。

7. 提高业务自动化程度，借鉴采购自动付款的优化思路，对费用业务采用类似处理方式；在财务负责人审核后，系统自动生成付款单，费用金额小于10万的自动支付，超过的由出纳审核后支付；支付后自动生成财务凭证，无需人工制单。

8. 加强费用预算管理，针对不同费用类型、不同部门设立不同控制规则，包括不控制、弱控、强控等。

五、优化后的费用报销业务流程与效果

优化后的流程：

优化后的效果：

1. 从流程上看，增加影像扫描业务处理节点，似乎流程效率会更低。但实际上业务处理方式发生了重大变化，改变了之前纸质单据流转审批过程，通过电子影像可方便并清晰的查看原始单据，减少业务等待时间，大幅提高处理效率，将报销流程缩短为1-3天。

2. 通过费用管控管理，加强了各单位预算管理意识，会依据项目的轻重缓急次序，分配资金，落实预算。

3. 减轻财务人员工作量，经对运行数据的分析，通过自动付款和自动生成凭证后，将近90%的费用报销支付工作由系统自动完成，财务凭证自动生成比率达到95%以上。

4. 实现与报销与事业部分离，统一和固化业务标准，业务随机派发，减少报销审核的人为因素，减少内部违法违规行为；单据和财务凭证按系统规则生成，实现业务标准化作业，从而保证会计核算的真实性和规范性。

5. 精简财务人员，提高人员素质，优化人员结构；原先各单位均需配置费用会计，优化集中后，人员大幅减少；进行统一业务培训，改变之前各单位人员参差不齐的情况；各单位财务部门基础业务大幅减少，从基础的会计核算向以业务运营管控和价值创造的方向转变，促进财务人员转型发展。

六、对其他企业的启发点/亮点

1. 在无法减少业务处理节点的情况下，可试着改变处理方式和处理次序，流程效率、管控力度或许会得到大幅提升，这也是业务流程优化的一种方式。

2. 流程管理永无止境，应充分利用信息系统，持续不断的开展僵化 → 固化 → 优化 → 自动化。

3. 业务优化要面向用户，从用户角度和想法出发，减少本位主义。

金国华老师讲 “学习一篇别人经验之谈的正确态度” ：

第一步：空杯心态，认真看，并结合自己的工作现状快速做思考；

第二步：记下你马上要行动的点和大致思路；

第三步：找机会落实行动计划，最终改变工作绩效和自己，提升能力。

如果你只是浏览了一下，或者只是记下了看到的知识点，这对你而言并非价值，因为这些知识不是你的。最终能成为你自己的能力的，一定是你获得的行动，哪怕只是行动星火。