管理能力提升65:做一个高效能的管理者,遵守时间管理象限规则

作者:国光视界

摘要:在管理过程中必须正确认识、处理有效性和效率关系。为此我们必须区别真效率还是假效率。不能创造利润的效率都是假效率,是浪费。效率通常以时间进行衡量。我们要成为一个高效能管理者,必须学会时间管理。因为管理者一个人的时间关系到的是整个部门的效率,企业经营者的时间关系到企业的效率,浪费别人的时间,就是在谋财害命!

1、时间管理四象限原则 (分清工作的轻重缓急)

请看下面的行事次序,看看你自己平时喜好用哪种方式?

(1) 先做喜欢做的事,然后再做不喜欢做的事。

(2) 先做熟悉的事,然后再做不熟悉的事。

(3) 先做容易的事,然后再做难做的事。

(4) 先做只需花费少量时间即可做好的事,然后再做需要花费大量时间才能做好的事。

(5) 先处理资料齐全的事,然后再处理资料不全的事。

(6) 先做已排定时间的事,然后再做未经排定时间的事。

(7) 先做经过筹划的事,然后再做未经筹划的事。

(8) 先做别人的事,然后再做自己的事。

(9) 先做紧迫的事,然后再做不紧要的事。

(10) 先做有趣的事,再做枯燥的事。

(11) 先做易于完成的整件事或易于告一段落的事,然后再做难以完成的整件事或难以告一段落的事。

(12) 先做自己所尊敬的人或与自己关系密切的利害关系的人所拜托的事,然后再其他人所拜托的事。

(13) 先做已发生的事,后做未发生的事。

以上的各种行事准则,从一定程度上说大致上都不符合有效的时间管理的要求。我们既然是以目标的实现为导向,那么在一系列以实现目标为依据的待办事项中,到底哪些应该先着手处理,哪些可以拖后处理,哪些甚至不予处理?一般认为是按照事情的紧急程度来判断。假如愈是紧迫的事,其重要性愈高,愈不紧迫的事,其重要性愈低,则依循上面的判断规则。可是在多数情况下,愈是重要的事偏偏不紧迫。例如参加管理技能培训、向上级提出改进营运方式的建议、培养接班人等等。如果我们按事情的“缓急程度”办事的话,不但使重要的事情的履行遥遥无期,而且经常使自己处于危机或紧急状态之下,最大的恶果是原本重要不紧急的事必然会转化为重要又紧急的事。举个例子来说,所有的主管都承认(包括我们业务工作人员),业务报告是一件极其重要的事,但若现在距离上交业务报告的时间尚有一个月的话,则一般人大概不会把它视为“今天应该做的事”,更不会把它视为“今天必须做的事”,既然今天可以不做这件事,那么就可以不断地拖延下去。直到截止日期的数几天,他们才如临大敌般地处理“紧急事件”,结果不是迟交了报告,就是草率应付了事。经过 一番挣扎之后,他们可能会信誓旦旦地下决心:下次一定要将业务报告提前准备好!但是除非能够彻底地改变按“缓急程度”办事的习惯,否则到了下一次而极有可能重蹈覆辙。大家还记得“波特的故事”吗?波特的问题恐怕就在于此。

因此,我们认为:处理事情优先次序的判断依据是事情的“重要程度”。所谓“重要程度”,即指对实现目标的贡献大小。提请注意:虽然有以上的理由,我们也不应全面否定按事情“缓急程度”办事的习惯,只是需要强调的是,在考虑行事的先后顺序时,应先考虑事情的“轻重”,再考虑事情的“缓急”——也就是我们通常采用的“第二象限组织法”。

我们以下面的时间管理的方法来探讨“急事”与“要事”的关系,请看四象限图1:

图1 遵守时间管理象限规则

第一象限是重要又急迫的事。诸如应付难缠的客户、准时完成工作、住院开刀等等。这是考验我们的经验、判断力的时刻,也是可以用心耕耘的园志。如果荒废了,我们很有可能变成行尸走肉。但我们也不能忘记,很多重要的事都是因为一拖再拖或 事前准备不足,而变成迫在眉睫。

第二象限是重要但不紧急的事。主要是与生活品质有关,包括长期的规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议等等。荒废这个领域将使第一象限日益扩大,使我们陷入更大的压力,在危机中疲于应付。反之,多投入一些时间在这个领域有利于提高实践能力,缩小第一象限的范围。做好事先的规划、准备与预防措施,很多急事将无从产生。这个领域的事情不会对我们造成催促力量,所以必须主动去做,这是发挥个人领导力的领域。

第三象限是紧急但不重要的事。表面看似第一象限,因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉——实际上就算重要也是对别人而言。电话、会议、突来访客都属于这一类。我们花很多时间在这个里面打转,自以为是在第一象限,其实不过是在满足别人的期望与标准。

第四象限属于不紧急也不重要的事。简而言之就是浪费生命,所以根本不值得花半点时间在这个象限。但我们往往在一、三象限来回奔走,忙得焦头烂额,不得不到第四象限去疗养一番再出发。这部分范围倒不见得都是休闲活动,因为真正有创造意义的休闲活动是很有价值的。然而像上网玩游戏、阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。这样的休息不但不是为了走更长的路,反而是对身心的毁损,刚开始时也许有滋有味,到后来你就会发现其实是很空虚的。

现在你不妨回顾一下上周的生活与工作,你在哪个象限花的时间最多?请注意,在划分第一和每三象限时要特别小心,急迫的事很容易被误认为重要的事。其实二者的区别就在于这件事是否有助于完成某种重要的目标,如果答案是否定的,便应归入第三象限。

记住:高效能人士:重要的事,永远摆在第一位!

2、 管理时间核心是管理精力

我们经常讨论时间管理,认为管理好自己的时间,就能管理好自己的生活。

事实上,时间是无法管理的,每天24小时是固定的。

管理时间的本质,其实是管理精力。

真正决定我们做事效果的关键,并非在一件事上投入了多少时间,而是在这件事上,投入了多少有效精力。

简单来说,管理精力比管理时间更重要。那些有所成就的人,都是管理精力的高手。

2.1 精力好和精力差的人,拥有两种不同的人生

我们可以发现很多成功人士,都拥有超凡的精力。

Facebook 创始人扎克伯格就是个典型的工作狂和效率狂。

疯狂到什么程度?连续几天不睡觉是常事,还亲自做了一份效率法则,提升自己和员工的工作效率。用他自己的话说:

“我的作息时间表差不多是程序员的时间。别人睡觉了,我还在熬夜;别人下班了,我还在工作。对我来说,熬夜熬到早上6点到8点一点都不奇怪。只是一般做生意没那么早,所以我还得等等。”

扎克伯格的超凡精力,还体现在对生活的热情上。工作之余,他经常阅读大量书籍,还学中文,最出名的是跑步。每天早上处理完工作,必定要去散步跑步。其中还有一个小故事:

2015年他许下新年愿望,要全年不间断跑够365英里。后来因为参加一个难民辩论,惹怒恐怖分子,恐怖分子发死亡视频威胁,吓得他赶紧雇了16名保镖,然后继续跑步,即使出差期间,满世界都是他和保镖跑步的身影。

他说,跑步不仅让他理清思路,还能获得更多精力。无论工作,还是生活,都需要精力饱满。

同样是工作强度大,休息时间少,有人每天精神饱满,有人却萎靡不振。

这也开始让人怀疑,精力充沛是不是一种天赋?

研究表明,的确有人天赋异禀,世界上存在一种罕见的 DEC2 基因,它使人需要的睡眠时间少,还能依然保持精力充沛,但其实仅5%的人拥有这种基因。

对大多数普通人来说,想要一直保持良好的精神状态,就需要我们能够管理好有限的精力。

必须承认,精力好的人,往往能在快节奏的工作生活中扛住压力;相反,精力差的人,随着时间推移,人生的差距会越来越大。

2.2 无论工作和生活,最后都在拼精力

有人提问:“《纸牌屋》中的大人物们经常晚睡早起,精力依然旺盛,这真实吗?”

有人回答:“应该说,没那种精力的人,熬不到那个位置。”

有一篇《马化腾的境界》文章认为:腾讯的核心能力,一定在马化腾身上。

在员工眼里,马化腾是个“邮件狂人”,员工凌晨一两点给他发的邮件,都能立刻得到回复。他还经常凌晨两三点在微信上和员工讨论产品细节,直到找出解决方案。

文章认为:腾讯的核心能力,离不开马化腾永远旺盛的精力。

而且,懂得培育和管理自己精力的人,即使遇到挫折,往往也能笑到最后。

俞敏洪从北大毕业时,成绩倒数,他却说:

“我知道论聪明我比不过大家,但是我决不放弃。你们5年能干成的事我干10年,你们10年干成的我干20年,你们20年干成的我用40年。如果还是不行,我会保持心情愉快、身体健康,到80岁以后把你们送走了我再走。”

时刻保持饱满精力,人生就会像下坡滚雪球,一步比一步顺,一天比一天强。

或许如马化腾所说:“只要埋头过完自己的坎,自然有人会分心落后。”

2.3 比管理时间更重要的,是管理精力

人就像一块充电电池,精力就是电池的电量。我们无法改变一天的时间总量,却可以改变精力的储备和质量。

究竟如何管理我们的精力呢?

(1)身体好才能精力好,这是人生的基本盘

睡眠,对人来说,那既是肉体的休息也是精神的休息。

在纪录片《睡眠十律》中,总结了十二种方式,促进睡眠,比如:睡前少玩电子产品,关闭手机,洗个热水澡,听听音乐……

规律且优质的睡眠,是恢复和保持精力的利器。

白天也可以利用碎片时间见缝插针地休息。公交上、地铁里、午休时,打盹或闭目养神,即使几分钟也能脱胎换骨。比尔·盖茨每隔三四个小时会打个盹。

运动一定是一种更好的休息方式,例如跑步。马化腾就是跑步达人,他曾在朋友圈“打卡”:我在 Keep 完成了 5K 的跑步机跑步,用时31:30。

精力好的人,没有一个不爱运动的,若没有好身体,何来好精力。

(2)把精力花在“刀刃”上,专注做最重要的事

在工作和生活中,同时处理几件事,看似忙碌充实,实则效率很低;

在某一个时间段内专注做一件事,不仅高效,还能带来享受和满足。

很多果粉都知道,乔布斯一生信仰'少即是多’,曾经砍掉苹果公司70%的项目,后来又砍了90%没有特色的产品。他说“专注和简单是我的秘诀之一。”

你把精力放在哪儿,决定了你的成长在哪儿。

稻盛和夫在《活法》里,也提到一个词——集中力。他说无论是谁,只要像锤子一样,全部力量集中在一个目标,就一定能成功。

(3)别干捡芝麻丢西瓜的事儿

人的精力是有限的,你在别人身上花费的无用精力越多,留给自己的就越少。

曾看过一个小故事:

一老板和秘书一起出差办事,秘书看到路边有个衣衫褴褛乞丐,顿生怜悯就给了他1块钱。

乞丐不乐意,嫌他就给了1块钱。秘书也不干了,俩人就吵起来。

这时老板忍不住了,催促秘书快点走,乞丐不干,非要抓住秘书讨说法。

这时,老板拦住掏出一张100元钞递给乞丐,“给,我们错了。”乞丐才停止纠缠。

我们生活中,明事理的人不少,但烂人烂事也很多,很多时候,根本无法追究对错,也没办法跟他们讲道理。

这里的意思,并不是要向烂人低头,而是要明白,还有更重要的事情等着我们去做。

正如故事中,秘书关注的是事情谁对谁错,老板关注的却是背后的收益与成本、选择与代价。

当时明显有着更重要的事情要应对,捡芝麻丢西瓜的事情干不得。

(4)管理好自己的负面情绪

喜欢打台球的人应该听说过,曾叱咤风云的路易斯·福克斯多次拿世界冠军,但他却因为一只苍蝇,输掉了人生最后一场比赛,同时还有他自己的生命。

1965年,在纽约的一场比赛中,路易斯的比分已经遥遥领先竞争对手约翰·迪瑞,只要发挥稳定,再得几分能稳拿冠军。

然而,正当他准备全力以赴时,一只苍蝇落在了母球上。路易斯没有在意,随手挥走了苍蝇,继续准备击球。可没过几秒,这只苍蝇又落了回来。

这样赶走飞回,飞回赶走,几次三番,路易斯终于失去了冷静。

他不再挥手,而是用球杆直接向苍蝇打去。结果球杆碰到母球,违反了规则,被罚下场,只得回座位等待。

最后,本以为败局已定的约翰·迪瑞牢牢把握住机会,不光拿下这局,还将比分反超,再也没有给路易斯翻盘的机会。

路易斯黯然离场,第二天,人们在河边发现了他的尸体,他投河自杀了。

生活中,我们会面对形形色色的情绪。比如,担心完不成 KPI 的焦虑、同事矛盾的气愤、男/女朋友吵架的郁闷,甚至错过公交车的暴躁等等。

这些负面情绪都会让人身心俱疲,消耗很多精力。我们要学会调节情绪,不能成为情绪的奴隶,在烂事上浪费过多精力。

吉姆·洛尔在《精力管理》一书中写道:

“互联网+时代,人们不停地忙着和时间赛跑。却忘记了我们其实精力有限,需要休息、恢复和再生。”

不论我们最终能否获得巨大成功,做出了不起的大事,都必须保持精力饱满。否则,如何扛住世事艰难?

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