《卓有成效的管理者》第三十四堂课:要事第一

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在管理者面前,摆放着许多值得去做的工作,但管理者的时间却非常有限。未来的机会也很多,但能抓住机会的能人却太少。而且,管理者还难免遇到不少问题和危机。因此,这就牵涉到哪些事情需要优先处理,而哪些事情可以缓一缓再办的决策。(彼得.德鲁克,《卓有成效的管理者》,1967年,第5章,要事第一)

心得:

1989,彼得.德鲁克在与詹姆斯.弗莱明牧师的访谈中说到:

“如果回首往事,我最大的不满可能是,当然这些都是后见之明了,是我经常优先做紧急的而不是重要的事情。结果,有些应该写的书只是因为很紧急,或者我教授了一些他们当下需要的而不是五年后需要的东西。我那时就想短平快,而不是看长远。但那都是事后诸葛亮了。”

高效人士都是要事第一的,如果您同时阅读了德鲁克的《卓有成效的管理者》和柯维的《高效能人士的七个习惯》就会发现,在两本书中有一个共同的单元,就是:要事第一。虽然两位智者在陈述的理由有诸多不同,但基本的原则是一致的:重要而不是紧急。

我们总是容易被紧急的事情所困扰,因为时间所带来的压力往往回让人忽视掉重要性,这也是可以理解的,必竟在时间压力面前,我们通常是被动且无力的,甚至没有办法做出选择,只能是立即开展行动。但是有效的管理却可以做到“要事第一”。比如做为一名作家,导师和企业高管顾问,德鲁克非常成功,但他仍然在他成功的顶峰时拒绝了大量的其他机会,从做紧急的事务转变到做他认为重要的事务。为了避免太多的打扰,他甚至在报纸上发表过如下这样一段内容:

“彼得.德鲁克先生对您的盛情不胜感激,恕本人对以下事情不能效力:投稿或作序,稿评或书评,讨论或座谈,加入任何委员会或董事会,填写调查表,在电台或电视台上抛头露面等等。”

这些事情到来的时候,每一次都很紧急,让人不得不从重要的事项中抽身出来,以应付眼前的事情,所以才有了上面他与詹姆斯.弗莱明牧师的这段对话。对我们每一个想要专注于重要事务的人而言,这是一个强有力的实例。

2005年,也就是德鲁克生命的最后一年,德鲁克说过:“我的排列顺序是,写作第一,教学第二,咨询第三。”不过,就在三年前他还有过稍有差别的答案:“如果要描述一下我的工作的话,写作是第一位的,次之为咨询,最后是教学。我从未真正成为学院派的一员,我之所以喜欢教学,是因为这是我学习的一种途径。”

要每隔多久就需要对排列顺序进行一次重新评估并无定律,,不过定期对自己的生活进行检查,添加或者删除,将使你可以在任何时候都能更好的定位自己,更好的排列顺序。

以“重要而不是紧急”的事务为中心,史蒂夫.柯维建议遵从以下四个关键步骤:

1.确认角色。要写出你自己的关键角色。作为一个个体,你属于自己的各种角色。可以先写下自己在家庭中的角色,再写下自己在工作中的角色,还可以将自己在教会或社区事务中的角色也写下来。

2.选择目标。思考下一周计划中每一任务栏下你最想做的一两件事情,作为你选定的目标。这些目标中一定要有几个属于“重要不紧急”事务,最好让这些短期目标与使命宣言中的长期目标相关联。也可以根据自己的感觉来判断每个角色中哪些事情是比较重要的,并为每个角色确立一或两个目标。

3.安排进度。为每一项目标安排具体实施时间。

4.每日调整。使用这种周计划之后,你就会发现原来的每日计划变成了每日调整,即根据突发事件、人际关系的意外发展及崭新机会对每天的要务安排进行适当调整。

思考:

你是否考虑过生活的方方面面,并像德鲁克那样把他们按重要性进行排序?上一次为求突破而定下更高的目标是什么时候?结果如何?

写出你自己的关键角色,明确自己在每一个角色中的使命,或者说最重要的事情是什么?

为每个角色建立任务栏,思考下一周计划中每一任务栏下你最想做的一两件事情,思考一下这一到两件事情与这个角色的使命有什么关联?

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